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使用奇妙日程实践时间四象限管理法

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一、科维时间四象限起源

时间“四象限”法是美国的管理学家史蒂芬?科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个象限:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

奇妙日程完美的结合了科维时间四象限理论,它可以结合其他的时间管理理论一起使用,效果更好。

  • 第一象限:重要又急迫的事,立即去做。
  • 第二象限:重要但不紧急的事,有计划重点去做。
  • 第三象限:紧急但不重要的事,尽量少做。
  • 第四象限:不紧急也不重要的事,尽量不做。

二、时间四象限使用讲解

很重要很紧急包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类事一般都不会马虎,必须花上足够的时间来处理,直到解决为止。

②很重要不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫,可以从容地去做,但却是管理者要下苦功、花大精力去做的事,是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间,管理者就是“不务正业”。

③不重要很紧急。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理,但不宜花去过多的时间。

④不重要不紧急。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务,管理者可先想一想:“这件事如果根本不去理会它,会出现什么情况呢?”如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。

三、成功人士普通人士的象限区别

四、用奇妙日程实现时间四象限

奇妙日程非常完美的结合了时间四象限法则,也就是为了任务增加了的轻重缓急属性。在奇妙日程的任务添加界面,点击「时间象限」,会弹出时间四象限选择对话框,根据时间四象限来为任务设置时间象限。

为任务分配了时间四象限后,可以在奇妙日程菜单栏的很重要很紧急、很重要不紧急、不重要很紧急、不重要不紧急任务箱子里查看并操作任务。可以在图表统计中掌控查看您自己的时间四象限分配情况。

点击图表中的“普”字跟“成”字可以查看普通人士与成功人士的时间四象限饼状图的安排。

五、奇妙日程时间象限需注意的问题

  • 奇妙日程的时间象限图表统计源于对任务和活动的计时,为了使时间四象限的图表统计数据准确,在对任务计时的时候要注意准确性。
  • 在时间象限的任务箱子里,勾选完成重复任务的时候需要注意的是由于是重复任务勾选完成会立刻产生一个新的任务,注意这不是无法勾选完成,而是产生了下一个要重复的日期的新的任务。如果重复任务有提醒的话,那么新的任务的提醒时间会根据重复日期递进的。

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